Purchase administration officer hr services, recruitment and selection
Genk - Full-time

TRIXXO is op zoek voor een snel groeiend bedrijf dat logistieke en administratieve diensten verleent aan de speelgoedwinkels in België en Nederland en aan de webshops.

In het totaal vernieuwde en uitgebreide hoofdkantoor en logistiek centrum in Genk zoeken wij een Purchase Administration Officer. Een fantastische opportuniteit om mee te bouwen aan de verdere ontwikkeling van ons bedrijf. Je komt terecht in een enthousiast en dynamisch team waar zelfstandigheid, creativiteit en flexibiliteit de standaarden zijn.

Jouw plaats binnen de organisatie

Je rapporteert aan de Purchasing Manager. Je werkt intern nauw samen met: de Marketing Manager, de “Buyers” (inkopers van de verschillende product segmenten), de E-commerce Manager, de Stock Control Officer, de Reception & Deliveries Officer en tenslotte de Regiomanagers en de winkelverantwoordelijken. Externe contacten met leveranciers: het betreft het opvragen en uitwisselen van informatie i.v.m. mogelijke vertragingen, tekorten of gebreken. Qua interactieniveau gaat het vooral om informeren.

Jouw taken

Er moet worden voor gezorgd dat alle administratieve verrichtingen rond contracten, offertes, bestellingen en leveringen mooi op elkaar kunnen blijven aansluiten en dat er een perfect overzicht is om de naspeurbaarheid van de verrichtingen te verzekeren bij eventuele afwijkingen.

Hiermee wordt bedoeld:

• Het doorsturen en opvolgen van de bestellingen die door de “Buyers” worden aangeleverd:
  

1. Zorgen voor de correcte communicatie en uitwisseling van de bestellingen naar de leveranciers toe, zodat deze steeds in overeenstemming zijn met de voorwaarden zoals afgestemd in de aankoopcontracten en (jaar)afspraken met leveranciers.
   
2. Zorgen dat artikelen gecreëerd worden in het ERP en voor de registratie van de inkoopbewegingen tijdig aangemaakt zijn voor de verwerking in het WMS.
   
3. Opvolgen van de uitstaande backorders en actie nemen om de leveringen met zo weinig mogelijk vertraging te laten vervolledigen.
   

• Het zorgen voor de administratieve ondersteuning van de inkoopbewegingen bij de Marketing activiteiten:
  

1. Het zorgen voor de administratieve opvolging van de leverancierscontracten voor “superkopstellingen” en andere winkeluitingen.
   
2. Het plaatsen van de bestellingen voor de drukwerken en de materialen voor Visual Art Work (TV’s, displays, etc)…
   
3. Het informeren van de winkelverantwoordelijken over toekomstige acties en afstemmen wat er precies van hen verwacht wordt bij het opmaken van de kopstellingen.
   
4. Helpen met het verzamelen van de info en de effectieve samenstelling van Champy’s Info.

Profile

• Doorgedreven kennis van kantoorsoftware Windows Office, in het bijzonder Excel, Word, Outlook en Powerpoint.
  
• Goede verbale vaardigheden, vooral begrijpen van instructies en het kunnen onderscheiden van relevante en niet-relevante informatie.
  
• Goede numerieke vaardigheden voor het werken met artikelcodes en numerieke verwijzingen bij aantallen, prijsstellingen en identificatiecodes van het productengamma.
  
• Goede mondelinge taalvaardigheid en duidelijke expressie, rustig kunnen overtuigen bij het uitwisselen van informatie met contacten bij leveranciers.
  
• Zeer goede communicatieve vaardigheden.
  
• Talenkennis: Nederlands, Engels en Frans is een pluspunt. 

Offer

• Een competitieve verloning met extralegale voordelen zoals: maaltijdcheques, ecocheques, woon-werk vergoeding, eindejaarspremie…
  
• Dynamische werkomgeving in een snel groeiend bedrijf in een internationale context.
  
• Dagpost (maandag tem vrijdag van 9u tem 17u en dinsdag van 8u30 tem 17u).