Kies voor een sterke onderwerpregel
- Error 404: xxx not found due to holiday!
- Mijn collega xxx helpt je graag verder.
- Ik ben er niet tot xxx. En nu?
Maak het persoonlijk
Misschien ga jij wel een berg beklimmen tijdens je vakantie of ben je volop bezig met je verhuis. Vertel het in je out-of-office bericht en laat je contactpersonen een kant van je ontdekken die ze nog niet kennen. Dit zorgt bij terugkomst meteen voor een aanknooppunt met je ontvanger.
Zeg wat kan, niet wat niet kan
‘Tot … ben ik niet in staat jouw e-mails te beantwoorden, je mails worden noch behandeld, noch doorgestuurd’. Een OOO die je maar al te vaak ontvangt. Leuk denk je dan, maar wat moet ik nu? Een goede out-of-office reply helpt de ontvanger ondanks de situatie zo goed mogelijk verder. Vermeld daarom altijd de naam en de contactgegevens van een collega die wel bereikbaar is. Heb je geen collega die je mails tijdens je vakantieperiode kan opvolgen? Geef de ontvanger dan een tweede optie om je te contacteren, natuurlijk enkel als het niet kan wachten.
Geef aan wanneer je weer beschikbaar bent
Veel out-of-office berichten vermelden: van xxx tot xxx ben ik niet beschikbaar. Daar ben je als ontvanger natuurlijk niets mee. Schrijf daarom gewoon wanneer je wel weer bereikbaar bent. Dat is tenslotte het enige dat de ontvanger wil weten.
De leukste voorbeelden verzameld
- Bedankt voor je mailtje. Ik wou dat ik direct je mailtje kon beantwoorden, maar tijdens mijn kanotocht in Zweden is het WiFi-signaal niet al te best. Vanaf xxx ben ik weer op kantoor en beantwoord ik met plezier jouw bericht. Het goede nieuws is dat mijn fantastische collega wel bereikbaar is. Mail of bel … om zijn/haar geweldige support te ervaren.
- Hallo, je dacht vast, wow die reageert snel! Helaas, het is mijn out-of-office bericht. Op xxx zit ik weer achter het toetsenbord en beantwoord ik jouw bericht graag. Kan je vraag niet wachten tot na mijn vakantie? Mijn collega’s helpen je graag verder.
- Ein-de-lijk, ik ben op vakantie. Op xxx maak ik mijn grote comeback en zal ik beter zijn dan ooit te voren! #beprepared. Kan je vraag niet wachten tot na mijn vakantie? Mijn collega’s helpen je graag verder.
- Goed nieuws! Ik heb je mail ontvangen. Slecht nieuws: ik ben er niet om je mail te beantwoorden, ik geniet namelijk van een welverdiende vakantie. Op xxx duik ik mijn mailbox weer in. Gelukkig zijn mijn top collega’s er natuurlijk wel om je verder te helpen. Stuur je vraag dus gerust naar xxx
Ingesteld? Ready. Set. Go. Laat die vakantie maar beginnen!